7 nützliche Tipps: Wie schreibe ich ein Berichtsheft?

1. Das Berichtsheft als Reflexion des Ausbildungsstands
2. Tipp 1: Die Führungsform eines Berichtsheftes ist von Region zu Region reglementiert
3. Tipp 2: Selbst ist die Frau – Selbst ist der Mann
4. Tipp 3: Das perfekt geführte Berichtsheft ist auch eine Empfehlung Deiner Person
5. Tipp 4: Dein Berichtsheft ist auch ein Beweismittel
6. Tipp 5: Das Berichtsheft im Umfeld der Digitalisierung
7. Zum guten Schluss noch einige wichtige Hinweise
8. Tipp 6: Die Richtigkeit des Berichtsheft zur Wahrung beidseitiger Interessen
9. Tipp 7: Nicht allgemein, sondern detailliert beschreiben

Kannst Du Dich an den Anfang der Schulkarriere erinnern? An den Tag, an dem man Dir sagte, jetzt würde der Ernst des Lebens beginnen? Oder an den Tag, an dem Du stolz Deinen Ausbildungsvertrag vorzeigtest und Du zum zweiten Mal hören musstest, dass nun Dein Leben beginnen würde? Nun, zu diesem Ausbildungsleben gehören natürlich bestimmte Verpflichtungen. Unter anderem die, ein Berichtsheft zu führen. Da kommen die Tipps, an welche Regeln Du Dich dabei halten solltest oder sogar musst, bestimmt gerade richtig.

Das Berichtsheft als Reflexion des Ausbildungsstands

Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung eines Berichtsheftes, im Sinne des Gesetzgebers Ausbildungsnachweis genannt, basiert auf § 43 Abs. 1 Nr. 2 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) und § 36 Absatz 2 Nr. 2 der Handwerksordnung (HwO). Es gilt als Zulassungsvorrausetzung Deiner späteren Abschlussprüfung. Du müsstest prüfen, ob die für Dich geltende Ausbildungsverordnung vorschreibt, das Berichtsheft bei der mündlichen und praktischen Prüfung vorzulegen. Die gute Nachricht: Es wird auf keinen Fall benotet und es hat auch keinen Einfluss auf das Prüfungsergebnis. Die Vorlage hat lediglich den Zweck des Nachweises Deiner ordnungsgemäß durchgeführten Ausbildung.

Und schon tauchen die Begriffe Zeit und Sachlichkeit auf. In diesem Rahmen soll das Berichtsheft nämlich den Ablauf Deiner Ausbildung im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule beschreiben. Für alle Beteiligten besteht somit die Möglichkeit der Reflexion der entsprechenden Ausbildungsabschnitte. Ausgenommen von der Führung eines Berichtsheftes sind allerdings Umschüler und solche Personen, die eine sogenannte Externenprüfung ablegen wollen.

Tipp 1: Die Führungsform eines Berichtsheftes ist von Region zu Region reglementiert

Du solltest keinesfalls dem Trugschluss unterliegen, Dein Ausbildungsnachweis sei lediglich eine lästige Pflichtübung. Dem stehen nämlich die behördlichen Regelungen gegenüber, die dem Führen eines Berichtsheftes einen hohen pädagogischen Stellenwert einräumen.

Lose Blattsammlung? Das Berichtsheft in elektronischer Form? Tages-, Wochen- oder Monatsberichte? Wie Du das Berichtsheft zu führen hättest, regeln im Normalfalle offizielle Stellen wie IHK, die zuständige Handwerks- oder Landwirtschaftskammer.

Tipp 2: Selbst ist die Frau – Selbst ist der Mann

Bespreche das Thema, in welcher Form Du den Ausbildungsnachweis zu führen hast, zeitnah mit Deinem Ausbildungsbetrieb oder den genannten Stellen ab, die Dir auch entsprechende Vorlagen zur Verfügung stellen. Auch Gespräche mit anderen Azubis sind durchaus sinnvoll, sofern sie sich bereits längere Zeit in der Ausbildung befinden.

Auf diese einfache wie zutreffende Formel lassen sich die Mindestanforderungen zur praktischen Führung des Berichtsheftes herunterbrechen. Es muss also in jedem Falle eigenhändig und selbstständig geführt werden, ob nun schriftlich oder elektronisch.

Aber was ist unter den Mindestanforderungen genauer zu verstehen?

• Ob Loseblattsammlung oder ein Formular auszufüllen sind: Jedes Blatt und jede Seite muss wenigstens Deinen Namen, das zeitlich geltende Ausbildungsjahr und den genauen Berichtszeitraum beinhalten.
• Du musst Dein Berichtsheft wenigstens stichwortartig führen. Diese Herangehensweise betrifft sämtliche betrieblichen Tätigkeiten, interne oder externe Unterweisungen, betriebliche und außerbetriebliche sowie ergänzende Unterrichte
• Auch in der Berufsschule heißt es aufpassen. Denn auch das dort Gelernte ist im Berichtsheft von Dir zu dokumentieren.
• Last, not least, muss aus Deinem Berichtsheft auch die zeitliche Dauer einzelner Tätigkeiten sowie Schulstunden aufgeführt sein. PS: Urlaub oder Krankheit wären kein Grund, auf die Fortschreibung Deine Ausbildungsnachweises zu verzichten!

Tipp 3: Das perfekt geführte Berichtsheft ist auch eine Empfehlung Deiner Person

Beachte unbedingt, dass Du Dein Berichtsheft in regelmäßigen Abständen dem Ausbildungsbetrieb vorlegen musst. Er wird die Eintragungen prüfen und Dich notfalls um Korrekturen bitten. Auch die Berufsschule oder die Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat) können jederzeit Einblick in das Berichtsheft verlangen. Du solltest also auf Aktualität achten und in aller Regel ein lückenloses Berichtsheft vorlegen können.

Nicht jeder Auszubildende kommt auf Anhieb mit der Fortschreibung seines Ausbildungsnachweises zurecht. Dabei kann es sogar auf die spätere Karriere Einfluss haben. Es charakterisiert Dich unter anderem als verantwortungsbewussten und zielorientierten Auszubildenden, ganz sicher hast Du beim Vorstellungsgespräch solche Stärken Deiner Person herausgehoben. So wird jeder Ausbilder hocherfreut reagieren, wenn er in Deinen Berichten zum Beispiel wichtige Fachbegriffe wiederfindet.

Tipp 4: Dein Berichtsheft ist auch ein Beweismittel

Verlasse Dich nicht auf die beschriebenen Mindestanforderungen. Auch wenn es nicht immer einfach ist, solltest Du möglichst in ganzen Sätzen schreiben, Zusammenhänge einzelner Tätigkeiten erklären, was auch bei der Erwähnung von Fachbegriffen gilt. Sie sind schließlich wichtig im späteren Berufsleben und deren sichere Beherrschung wird dann ganz sicher vorausgesetzt.

Das Führen Deines Berichtsheftes, man kann es nicht oft genug erwähnen, ist demnach keine unangenehme Pflicht, sondern ein wesentlicher Bereich der gesamten Ausbildung. Wenn es die Ausbildungszeiten zulassen, solltest Du Dich möglichst an einem festgelegten Tag mit den Nachweisen beschäftigen, denn nichts ist besser als Kontinuität, Gewissenhaftigkeit und eine fortlaufende Routine.

Nicht jeder Arbeitstag ist gleich. Es ist ganz normal, dass es während der Ausbildung auch zu Spannungen, Unzufriedenheit oder gar Streitigkeiten kommen kann. In solchen hoffentlich seltenen, aber immer außergewöhnlichen Fällen, kann Dein Ausbildungsnachweis sogar als Beweismittel dienen.

Tipp 5: Das Berichtsheft im Umfeld der Digitalisierung

Das Berichtsheft ist, so hast Du es bereits erfahren, eine wichtige Voraussetzung für die Prüfung. Dabei ist es viel mehr, denn die schriftlichen Nachweise sind gleichzeitig Protokoll sowie ein Dokument im rechtlichen Sinne. Denke also daran, dass ein Berichtheft der IHK auch dazu dient, Deine Ausbilder im Betrieb zu kontrollieren. Gibt es etwa weitreichende Abweichungen oder größere Diskrepanzen zwischen Ausbildungsverordnung und Praxis, könnte die IHK oder die Handwerkskammer Deinem Ausbilder gegenüber im Extremfall sogar den Entzug der Ausbildungsberechtigung aussprechen. Kommt es sogar zu Streitigkeiten zwischen Dir als Azubi und Deinem Ausbildungsbetrieb, wird das Berichtsheft, etwa bei einem Streitverfahren vor dem Arbeitsgericht, als wichtiges Beweismittel herangezogen. Abgesehen von solchen Fällen solltest Du den Ausbildungsnachweis auch als ein hervorragendes Mittel zur fortlaufenden eigenen Lernerfolgskontrolle betrachten.

Die globalisierte Welt lebt heute von und mit der Digitalisierung, Betroffen sind alle Bereiche unseres Lebens, also auch die moderne Berufswelt. Bringt das digital geführte Berichtsheft also Vorteile? Und wenn ja, welche? Schaue Dir einmal an, welche Vorteile bei dieser Form Du nutzen könntest:

• Voraussetzung zum Führen des Berichtheftes wäre natürlich ein entsprechendes Softwareprogramm.
• Im Regelfall kannst Du Dir aus einer Vielzahl vordefinierter Layouts für Berichtshefte das exakt passende oder sogar vorgeschriebene Layout heraussuchen.
• Über die Hardware kannst Du jederzeit und ortsunabhängig auf die gesamten Berichte zugreifen, Dich interessierende Themen nachlesen oder Ergänzungen einfügen.
• Das Schreibprogramm unterstützt Dich bei so wichtigen Themen wie Gestaltung und Rechtschreibung.
• Ein weiterer Vorteil wäre die Erfassung der wichtigen Stammdaten.
• Verfügt das Softwareprogramm über ein Thesaurus-Feature, kannst Du Wortwiederholungen vermeiden und Dir Wortalternativen anzeigen lassen.
• Da sich bestimmte Themengebiete immer wiederholen, helfen Dir Textbausteine dabei Zeit zu sparen.
• Es wird immer Momente geben, in denen Du Deinen Ausführungen Zusatzberichte hinzufügen musst. Übrigens: Bei einigen Berufsfeldern, z. B. in gewerblich-technischen Ausbildungsberufen, ist diese Vorgehensweise sogar vorgeschrieben.
• Du solltest Dich für eine Software entscheiden, die über eine integrierte Scananwendung verfügt. In diesem Falle sollte auch ein Rechenprogramm zur automatisierten Erfassung geleisteter Arbeitsstunden vorhanden sein.
• Schlussendlich lassen sich die aktuellen Berichte ganz einfach und unkompliziert abspeichern.

Zum guten Schluss noch einige wichtige Hinweise

Du hast viel über die verschiedenen Themen erfahren, die das verpflichtende Führen eines Berichtsheftes betreffen. Um die Gesamtthematik jedoch abzuschließen, gibt es an dieser Stelle noch Themenkomplexe:
Im Falle einer nicht bestandenen Prüfung kann Dein Berichtsheft als Kontrollinstrument herangezogen werden, sollte es zu einer Gegenüberstellung zwischen Ausbildungsplan und der tatsächlichen praktischen Ausbildung käme. Dies kann in bestimmten Fällen sogar zu einem Schadensersatzanspruch wegen schlechter Ausbildung führen.

Tipp 6: Die Richtigkeit des Berichtsheft zur Wahrung beidseitiger Interessen

Ob Ausbildungsbetrieb oder Auszubildende(r) – beide Seiten sollten zur Wahrung ihrer Interessen dafür sorgen, dass das Betriebsheft vom Inhalt her richtig und vollständig ist. Das ist einer der Gründe für die entsprechende Überwachung des Ausbildungsnachweises, der zudem von allen Beteiligten bis hin zum Vertretungsberechtigten eines noch minderjährigen Auszubildenden zu unterschreiben ist.

Tipp 7: Nicht allgemein, sondern detailliert beschreiben

Es ist zwar keine Muss- aber eine erklärende Kannbestimmung, das die Angaben über Tätigkeiten auch um die Festschreibung von verwendeten Mitteln ergänzt werden sollten.

Gemeint sind z. B. Küchen-Formulierungen wie „Kartoffeln tourniert, Gemüseringe und Scheiben von Karotten, Sellerie und Lauch geschnitten“ oder, im Falle der Ausbildung zum/zur Chemielaborant/-in, „Dichte verschiedener Lösungen bestimmt, Teilnahme an Werkunterricht über die Unterschiede zwischen Alkene und Alkine“.