Azubi how to: Professionelle E-Mails schreiben in der Ausbildung

1. How to: Professionelle E-Mails schreiben in der Ausbildung
   1. Der Betreff
   2. CC, BCC, und Verteiler
   3. Der Inhalt einer E-Mail
   4. Die Formatierung 
   5. Überprüfen
   6. Verlier nicht den Überblick
2. Grundregeln zum Verfassen von professionellen E-Mails während der Ausbildung

So gut wie jeder Azubi ist davon betroffen, doch so richtig lernen tut man es nie. Das Schreiben von professionellen E-Mails. Am Anfang diktiert noch ein Kollege, was du da verfassen sollst. Doch schnell wirst du mit dieser Aufgabe allein gelassen. Learning by doing heißt es dann. Keine schlechte Idee – Wenn man dabei nur nicht so viel falsch machen könnte. Hier erfährst du, worauf du beim Schreiben von E-Mails im Berufsleben achten musst! Am Ende des Artikels findest du zudem noch eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Grundregeln, die dir beim Verfassen professioneller E-Mails helfen können!

How to: Professionelle E-Mails schreiben in der Ausbildung

Der Betreff

Deine E-Mails gehen entweder an Adressaten, mit denen du noch nie zu tun hattest, oder an Kunden oder Geschäftspartner, mit denen du oder dein Ausbildungsbetrieb in regelma?ßigem Kontakt stehen. Handelt es sich bei deiner E-Mail um einen Erstkontakt, dann muss in der Betreffzeile ersichtlich werden, worum es in dieser geht. Außerdem kann es nicht schaden, mit einer gut überlegten Formulierung das Interesse des Empfängers zu wecken. So verschwindet deine Kontaktaufnahme nicht irgendwo im Spam-Ordner, sondern wird mit hoher Wahrscheinlichkeit gelesen. 

Wenn du E-Mails an bereits bekannte Kontakte sendest, dann versuche jedes Mal einen inhaltlich präzisen Betreff zu wählen. Eine Betreff-Zeile, in der steht: „Ihre Anfrage vom...“ ist nicht besonders aussagekräftig, denn von solchen E-Mails hat dein Kunde vermutlich noch fünfzig andere in seinem Postfach. Werde in der Betreffzeile daher konkreter. Schreibe zum Beispiel: „Weitere Informationen zu Ihrer Anfrage benötigt“. So weiß der Leser, noch ohne die E-Mail geöffnet zu haben, dass seine Anfrage noch nicht vollständig war und er oder sie sich damit nochmal befassen muss. 

CC, BCC, und Verteiler

Die Abkürzung CC steht für „carbon copy“. Wenn du eine E-Mail an mehr als nur einen Empfänger senden möchtest, dann verwendest du diese Funktion. Dazu gibst du ganz normal den Empfänger deiner E-Mail im dafür vorgesehenem Adress-Feld ein. Darunter befindet sich bei den meisten E-Mail-Programmen das CC-Feld. Darin schreibst du diejenige(n) E-Mail-Adresse(n), für die deine Nachricht ebenfalls bestimmt ist. Der Empfänger kann dabei sehen, an wen du diese E-Mail ebenfalls gesendet hast, dass heißt, dass jegliche Adressen von jedem einsehbar sind. Diese Funktion nutzt du am besten für Rundmails innerhalb deines Teams, oder auch, wenn dein Ausbilder oder Chef bei bestimmten Kunden wünscht, in CC gesetzt zu werden.

Wenn du dagegen nicht möchtest, dass E-Mail-Adressen anderer Empfänger sichtbar gemacht werden, dann nutzt du das BCC-Feld, welches sich meistens unter dem CC-Feld befindet. Dieses steht für „blind carbon copy“ und schützt somit die Privatsphäre anderer Empfänger. Diese beiden Funktionen bezeichnet man als E-Mail-Verteiler. Ein Verteiler ist also einfach nur das gleichzeitige Versenden einer E-Mail an mehrere Empfänger. In einem Unternehmen stehen zum Beispiel sämtliche E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter in einem Verteiler. Wenn der Chef dann zur Weihnachtsfeier einlädt, erhalten mit einem Klick alle Angestellten die gleiche E-Mail. 

Der Inhalt einer E-Mail

E-Mails dienen dem Zweck, eine schnelle und präzise Kommunikation im Geschäftsalltag zu ermöglichen. Gleichzeitig sollen sie so eine Geschäftskorrespondenz nachvollziehbar und im Nachhinein überprüfbar machen. Umso wichtiger ist es, dass du beim verfassen von E-Mails effizient vorgehst. Für den Inhalt bedeutet das: Keine langen Einleitungen, kein drumherum reden, sondern gezielt und direkt schreiben, worum es geht. Das spart sowohl beim schreiben als auch beim lesen viel Zeit. Achte darauf, dass du in deinen E-Mails den höchst möglichen Informationsgehalt rüberbringst, dich dabei aber präzise und knapp ausdrückst. Habe immer im Hinterkopf, dass lange E-Mails in den meisten Fällen eh nur überflogen werden. Mehr Aufmerksamkeit erhältst du also, wenn deine Nachrichten kürzer ausfallen. Kleiner Tipp: Schreibe immer die wichtigsten Infos zuerst. 

Die Formatierung 

Gestalte deine E-Mail so übersichtlich wie möglich! Dadurch machst du es dem Leser viel leichter, den Inhalt korrekt zu erfassen. Außerdem spart dies viel Zeit beim Lesen. Der Empfänger einer gut gegliederten E-Mail wird dir für so viel Übersichtlichkeit dankbar sein und im Gegenzug bestimmt auch vermehrt darauf achten, seine Nachrichten ebenfalls besser zu strukturieren. Mehr Übersicht erreichst du dadurch, dass du Absätze einbaust, Unterüberschriften einfügst, und Aufzählungen untereinander auflistet, anstatt sie mit Komma zu trennen. Unterüberschriften kannst du zusätzlich Fett markieren oder unterstreichen. Wenn du mehrere Fragen stellst, dann nummeriere sie. Dadurch kann der Leser beim Beantworten deiner Fragen die gleiche Nummerierung verwenden. So wird die Antwort ebenfalls übersichtlich und du kannst die jeweiligen Antworten viel leichter den einzelnen Fragen zuordnen.

Überprüfen

Wenn du mit dem schreiben deiner E-Mail fertig bist, lies dir diese unbedingt noch einmal durch. Achte dabei auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Nimm auch einen inhaltlichen Check vor: Wird deutlich, worum es in der E-Mail geht? Wirft deine Nachricht Fragen auf? Ist alles verständlich formuliert, sodass dem Leser klar ist, was du mit deiner Nachricht bezweckst? Hast du die Anhänge auch nicht vergessen und sind die richtigen Dateien angefügt? Erst wenn du alles überprüft hast, kannst du deine Nachricht abschicken.

Verlier nicht den Überblick

Bereits zu Beginn deiner Ausbildung wirst du sehr schnell merken, dass täglich sehr viele E-Mails hin- und her verschickt werden. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, musst du Ordnung schaffen. Das gelingt zum Einen mit passenden Betreffzeilen. Zum Anderen erreichst du mehr Übersicht, indem du für jedes neue Thema eine neue Korrespondenz startest. Klicke also nicht immer automatisch auf den Antworten-Button, sondern beginne, wenn es sich um einen neuen Auftrag handelt, auch immer mit einer neuen E-Mail. Auf diese Weise hast du für jedes Thema einen eigenen E-Mail-Verlauf mit deinem Kunden. Wenn du dann nach einer ganz bestimmten Information suchst, musst du dich nicht stundenlang durch einen unendlich langen E-Mail-Verlauf arbeiten, sondern gehst gleich zu dem Kommunikationsverlauf, in dem es um genau diese Information ging. 

Grundregeln zum Verfassen von professionellen E-Mails während der Ausbildung

• Beantworte E-Mails innerhalb von zwei Arbeitstagen
• Wähle einen klugen Betreff, so dass deine E-Mail leicht wiedergefunden werden kann 
• Vergiss nie die Anrede, schreibe den Namen des Empfänger korrekt, inklusive Titel wie Dr. 
• Fasse dich kurz und präzise
• Verwende trotzdem Höflichkeitsfloskeln
• Überprüfe immer deine Anhänge
• Lese die E-Mail vor dem Senden und überprüfe Rechtschreibfehler 
• Achte auf grammatikalische Feinheiten
• Verwende keine Abkürzungen, Smileys oder Emoticons
• Beende deine Nachricht immer mit einem freundlichen Abschiedsgruß