Azubi-Tipps: So meisterst du dein erstes Meeting

1. Was sind Meetings und wozu sind sie da?
2. Welchem Zweck dient ein Meeting?
3. Verschiedene Meeting-Arten
   1. 1. Informations-Meeting
   2. 2. Problemlösungs-Meeting
   3. 3. Entscheidungs-Meeting
4. Verhaltensregeln für Meetings
5. Du bist introvertiert und magst dich nicht einbringen?

Deine Lehre im kaufmännischen Bereich hat gerade begonnen. Dein Arbeitsplatz ist eingerichtet, über grundlegende Aufgaben wurdest du schon informiert. Auch erste Aufgaben konntest du schon erledigen und so einen kleinen Einblick in deine kommende Ausbildungszeit erlangen. Nun aber steht das erste Meeting an. Deine Abteilung wird sich im Konferenzraum treffen und wichtige Dinge besprechen. Da du nun auch zur Abteilung gehörst, ist auch deine Anwesenheit beim Meeting gefragt. Doch wie verhält man sich als Azubi bei einem Meeting? Sollte man sich einbringen oder schweigen? Darf man das Handy mitnehmen, falls es zu langweilig wird? Keine Angst, wir haben für dich die wichtigsten Grundlagen zu Meetings und einige Tipps zusammengetragen.

Was sind Meetings und wozu sind sie da?

Meeting ist das englische Wort für Besprechung und war schon zu Zeiten der Germanen gefragt, um sich zum Beispiel über die Aufgabenverteilungen der Stammesmitglieder abzusprechen. Man traf sich also, um etwas zu besprechen oder sich abzusprechen. Je besser die Kommunikation über die kommenden Jahrhunderte wurde, desto mehr Fortschritt und Erfolg konnten die Völker verzeichnen. Das Gleiche gilt im Prinzip auch für Unternehmen.

Welchem Zweck dient ein Meeting?

Ein Meeting dient dem Austausch von Meinungen und Ideen, aber auch als Kundgebung oder der Absprache. Der Austausch kann zwischen zwei Menschen oder sehr vielen Menschen stattfinden. Er kann abteilungsintern, abteilungsübergreifend oder firmenintern sein. Meetings können aber auch zwischen Mitarbeitern der eigenen Firma und Mitarbeitern eines anderen Unternehmens, Selbstständigen oder anderweitig außenstehenden Personen stattfinden. Ist ein Meeting gut organisiert und halten sich alle an gewisse Kommunikations- und Verhaltensregeln, so dass alle vorher geplanten Punkte abgearbeitet werden können, kann es zu einer positiven Entwicklung des Unternehmens beitragen. Denn je besser wir kommunizieren, desto besser funktioniert das Miteinander und desto mehr können wir uns weiterentwickeln.

Verschiedene Meeting-Arten

1. Informations-Meeting

Bei einem Update-Meeting geht es darum sich abzustimmen oder auf dem Laufenden zu halten. Es wird über Entwicklungen, Niederlagen und Fortschritte und aktuelle Planungen gesprochen. Dies geschieht sowohl Abteilungsintern als auch -extern und ist die häufigste Form des Meetings. Manche Unternehmen führen solch ein Meeting sogar täglich.

2. Problemlösungs-Meeting

Zur Lösung von Problemen werden oft Workshops oder Brainstormings benutzt. Diese Art von Meeting findet nicht so häufig statt, je nach Unternehmen etwa alle zwei bis vier Wochen. Bei dieser Art des Meetings wird gezielt über ein Thema gesprochen, Meinungen und Ideen sind von allen Beteiligten gefragt. Nur so kann ein Problem gelöst, ein neues Produkt eingeführt oder eine neue Strategie entwickelt werden.

3. Entscheidungs-Meeting

Wie der Name schon sagt, geht es bei diesem Meeting darum eine wichtige Entscheidung gemeinsam zu treffen. Im Idealfall haben die Teilnehmer vorab sämtliche Infos erhalten, die für die Entscheidungsfindung wichtig sind. Bevor es zu einer Abstimmung kommt, werden meist noch offene Fragen geklärt.

Verhaltensregeln für Meetings

- Sei pünktlich! Zuspätkommer lassen entweder alle warten oder verpassen den Anfang einer Präsentation und stören diese womöglich noch. Außerdem suggeriert ein zu spätes Erscheinen entweder Desinteresse oder mangelndes Zeitmanagement. Solltest du also aus irgendwelchen Gründen zeitlich verhindert werden, sage früh genug Bescheid oder rufe schnell an. Man will ja nicht gleich schon zu Anfang unangenehm auffallen und das gleich bei mehreren gleichzeitig.

- Handy, Lap Top oder Tablet haben bei einem Meeting nichts zu suchen! Es sei denn sie dienen dem Aufzeichnen von Notizen oder Mitschriften. Doch Vorsicht: Ein ewiges Herumtippen kann die anderen Teilnehmer auch ablenken und ebenfalls ein Desinteresse deinerseits vermitteln. Denn wer weiß denn schon, was du wirklich die ganze Zeit in die Tasten haust? Ausserdem solltest du darauf achten, dass dein Handy auf lautlos ohne Vibration gestellt ist. Auch das Quatschen sollte man während der Besprechung vermeiden, wenn es sich nicht gerade um ein Brain-Storming handelt. Im Grunde genommen gelten hier die gleichen Regeln wie damals in der Schule. Nur, dass während der Ausbildung nicht nur Ermahnungen die Folge von inkorrektem Verhalten sein kann.

- Bereite dich vor! Solltest du schon soweit im Thema involviert sein, dass deine Meinung während des Meetings gefragt ist, gehe vorher noch mal sämtliche Informationen und Punkte durch, die von Relevanz sein könnten. So kannst du dich bei Diskussionen oder Abstimmungen gekonnt einbringen, zeigst damit Interesse und Kompetenz.

Du bist introvertiert und magst dich nicht einbringen?

Geht es bei dem Meeting um einen Workshop zur Ideenfindung oder Problemlösung, ist jeder Gedankengang, der mit dem Thema zu tun hat gefragt. Auch wenn du glaubst, dass dein Gedanke  noch nicht die Lösung ist. Denn viele verschiedene Ideen können in der Gesamtheit zu einem guten Ergebnis führen. Außerdem werden du und deine Leistungen nur dann wahrgenommen, wenn du dich auch äußert. Gegen die Angst hilft es zum Beispiel vergangene Niederlagen nicht zu ernst zu nehmen und statt dessen lieber an die eigenen Ideen zu glauben. Im Grunde sind es doch auch alles nur Menschen, die mit dir zusammen das Meeting verbringen.