- 1. DIN 5008
- 2. Abstände und Zeilen
- 3. Briefkopf und Anschriftfeld
- 4. Betreff
- 5. Textfeld
- 6. Geschäftsdaten
Der Geschäftsbrief ist das Aushängeschild jedes Unternehmens. Und egal ob Mahnung, Angebot oder anderweitige Schreiben unterliegen sie einer bestimmten Gestaltung, die es einzuhalten gilt. Während deiner Ausbildung kann es sicherlich vorkommen, dass auch du einen Geschäftsbrief im Namen des Unternehmens schreiben musst.
In allen kaufmännischen Berufen wie zum Beispiel:
Kauffrau für Büromanagement
Kauffrau Marketingkommunikation
Kaufmann im Einzelhandel
Bankkaufmann
Hotelkauffrau
– werden Geschäftsbriefe zur Tagesordnung gehören. Wir zeigen dir die sechs wichtigsten Punkte, die du bei einem Geschäftsbrief berücksichtigen solltest.
1. DIN 5008
Die Struktur eines Geschäftsbriefes ist immer gleich und vom Deutschen Institut für Normgebung e.V. definiert. Auch bestimmte Schreib- und Gestaltungsregeln sind dort festgeschrieben. In der Geschäftskorrespondenz ist es wichtig, gewisse Regeln einzuhalten, schon allein um einen vertrauensvollen Eindruck zu hinterlassen.
2. Abstände und Zeilen
Wahrscheinlich wird das Layout des Geschäftsbriefes bereits fest angelegt sein. Trotzdem erklären wir dir hier kurz, worauf beim Layout zu achten ist, falls du selber mal eines erstellen musst.
Die Seitenränder eines typisch hochformatigen DIN A4 Blattes müssen folgende Maße einhalten:
- Seitenrand oben: 4,5 Zentimeter
- Seitenrand unten: 2,5 Zentimeter
- Seitenrand links: 2,5 Zentimeter
- Seitenrand rechts: 2 Zentimeter
3. Briefkopf und Anschriftfeld
Der obere Teil des Geschäftsbriefes enthält den Briefkopf, das Anschriftfeld und das Datum. Da dies der Bereich ist, auf den der Empfänger als erstes schaut, sollte er auch professionell umgesetzt werden. Die Adresse des eigenen Unternehmens steht gleich ganz oben im Briefkopf und kann die ersten drei Zeilen ausfüllen. Meist ist sie linksbündig, dies ist aber keine Vorschrift. Die Schriftgröße von 8 Punkt sollte dabei nicht unterschritten werden.
Im darunter liegenden Bereich für die Anschrift folgt sogleich die Empfängeradresse, bei der der Ansprechpartner gleich nach dem Firmennamen gelistet werden sollten. Dabei bitte nicht den akademische Titel vergessen, sofern denn einer vorhanden ist. Postleitzahlen werden von rechts beginnend zweistellig gegliedert. Bei Briefen ins Ausland wird der Bestimmungsort in Großbuchstaben und in der Sprache des Landes geschrieben. Das Bestimmungsland wird ebenfalls in Großbuchstaben gelistet. Das Datum steht rechtsbündig unterhalb der Empfängeradresse.
4. Betreff
Für dich als Azubi wird es ab hier nun richtig interessant, denn hier ist der Bereich, indem du zu Werke schreiten musst. Enthält der Brief einen Betreff, ist dieser nun als erstes zu nennen. Um den Betreff hervorzuheben, kann er fett formatiert und bis zu einer Schriftgröße von 14 Punkt vergrößert werden. Bitte benutze für die Betreffzeile nicht das Wort „Betreff“, das ist veraltet. Der Betreff enthält eine kurze Zusammenfassung des Inhalts und besteht lediglich aus ein paar Wörtern.
5. Textfeld
Zuerst einmal: Halte dich in deinem Brief an das Wesentliche. Geschäftsbriefe sollte kurz und knapp auf den Punkt gebracht werden. Geschwafel hat hier nichts zu suchen. Er soll ja schließlich professionell erscheinen. Die Schriftgröße sollte im Brieftext gut lesbar sein und je nach Umfang des Textes 11 oder 12 Punkt betragen.
In der Anrede wird der jeweilige Ansprechpartner begrüßt. Ist es zum Beispiel ein Werbeschreiben und der Name des Empfängers nicht herauszufinden, verwende die höfliche Begrüßung „Sehr geehrte Damen und Herren“. Hat dein Ansprechpartner einen akademischen Titel, beispielsweise einen Doktortitel, muss dieser unbedingt in die Anrede einfließen.
Der folgende Text, ob es nun ein Werbetext, eine Mahnung oder ein Angebot sein soll, wird grundsätzlich linksbündig geschrieben. Wichtig ist bei einem Geschäftsbrief vor allem ein positiver Wortlaut. Das heißt, auch wenn es um eine negative Nachricht handelt, sollte diese freundlich übermittelt werden. Vermeide dafür einfach Sätze und Wörter des Bedauerns wie „leider“ oder“kein“. Negative Entscheidungen sollten zudem immer begründet werden und Absagen nicht endgültig formuliert. Positive Formulierungen sind für den Empfänger angenehmer zu ertragen.
Willst du einem Kunden ein Angebot unterbreiten, schreibe vor allem kundenorientiert. Überlege dir, welchen Mehrwert du ihm mit deinem Angebot bieten kannst. Als Satzkonstruktion bietet sich meist immer die Aktiv-Form an, da man so eher eine Kommunikationsverbindung herstellt. Wichtig: Beziehe dich in deinem Brief immer auf den Sachverhalt.
Zum Ende eines kann man die Geschäftspartner bitten etwas zu tun, z.B. etwas zu senden, zu antworten oder zu zahlen.
Der Schluss eines jeden Briefes besteht aus der Grußformel und der dazugehörigen Unterschrift. Vermeide dabei in jedem Fall Abkürzungen wie „MfG“. Musst du den Brief im Auftrag oder in Vertretung von Jemandem unterzeichnen, schreibe das Kürzel „i.A.“ oder „i.V.“ vor deinen Namen. Dass du den Ansprechpartner in deinem Schreiben mit „Sie“ ansprichst, sollte selbstverständlich sein.
6. Geschäftsdaten
Die Geschäftsdaten mit Kontaktdaten, Rechtsform, Kontonummer und Registernummer gehören ebenfalls auf das Geschäftspapier und stehen meist ganz unten in klein gedruckter Form. Damit musst du dich aber nicht weiter auseinandersetzen, der auch das wird bei einem großen Unternehmen bereits vorgefertigt sein.
