Die ALPEN-Methode: Das richtige Zeitmanagement für deine Ausbildung

1. Was ist die ALPEN- Methode?
2. A: Aufgaben und Termine auflisten
3. L: Länge abschätzen
4. P: Puffer einplanen
5. E: Entscheidung über Prioritäten treffen
   1. Beispiel für die Planung mit Entscheidungen über Priorität und Zeit:
6. N: Nachkontrolle durchführen
7. Vorteile und Nachteile der ALPEN-Methode
   1. Vorteile der ALPEN-Methode
   2. Nachteile der ALPEN-Methode

In der Ausbildung hast du als Azubi einen Zeitplan, Vorgaben und Richtlinien. Du musst die Berufsschule besuchen und Klausuren schreiben, dir theoretisches Wissen aneignen und dein Können in der Praxis im Ausbildungsbetrieb beweisen. Manchmal ist es gar nicht so einfach, diese vielen Verpflichtungen und Dinge unter einen Hut zu bekommen. Es fühlt sich an, wie ein ständiger Kampf mit der Uhr, mit der Zeit. Da kann schon Mal ein wichtiger Termin während der Arbeitszeit oder eine Abgabe in der Berufsschule vergessen werden. Was dir dabei hilft, nichts zu vergessen, und alle deine Aufgaben zu erledigen, ist das richtige Zeitmanagement. Die sogenannte ALPEN-Methode könnte für dich genau richtig sein, um eine effiziente und Strukturierten Arbeitsalltag als Azu zu meistern.

Was ist die ALPEN- Methode?

Alpen sind doch Berge, oder nicht? Nein, diese Methode hat nichts mit den  Alpen, das höchste Gebirge im Inneren Europas, zu tun. Es handelt sich um eine Technik zum Zeitmanagement, mit dessen Hilfe Du deinen Arbeitsalltag und das Berufsschulleben besser im Blick behältst. Die ALPEN-Methode ist ein Akronym, das heißt, dass sich hinter jedem Buchstaben ein bestimmtes Wort versteckt. 

A= Aufgaben, Termine & geplante Aktivitäten terminieren
L= Länge abschätzen
P= Pufferzeiten einplanen
E= Entscheidung treffen über Prioritäten
N= Nachkontrolle

Damit dies Zeitmanagement-Technik hilfreich ist, musst Du dir eine Übersicht über alle Aufgaben und Arbeiten verschaffen, die dir pro Tag vorliegen. Sicherlich kannst Du diese Methode mit etwas Übung auch auf andere Zeiträume anwenden, wie etwa auf die gesamte Woche. Bei der ALPEN-Methode liegt der einzelne Tag im Fokus.

Nützlich ist diese Technik des Zeitmanagements, wenn Du nicht weißt, wie Du alle Tätigkeiten und Themen der Berufsschule erledigen sollst oder im Ausbildungsbetrieb keinen Ausweg für eine gute und strukturierte Reihenfolge für deine Aufgaben weißt. Sicherlich ist dieses Zeitmanagement nicht für jeden etwas, doch einen Versuch ist es wert. Der erste Schritt ist es, zunächst alle anstehenden Tätigkeiten auflisten, damit Du auch nichts vergisst. 

A: Aufgaben und Termine auflisten

Eine simple To-Do-Liste kann dir bei diesem ersten Schritt helfen. Liste alle Aufgaben auf, die am heutigen Tag oder in den kommenden Tagen anfallen. Für dieses Vorgehen kannst Du einen Zeitplan erstellen oder einfach einen Kalender oder Tagesplaner nutzen. Ebenfalls solltest Du bei wechselnden Orten eintragen, wo die Termine stattfinden. Dazu gehören betriebliche Veranstaltungen, unerledigtes vom Vortag, Abgabetermine der Berufsschule, Telefonate und Besprechungen.

L: Länge abschätzen

Vermutlich ist das für dich ein schwieriger Schritt, besonders weil Du als Azubi keinen Einfluss auf betriebliche Abläufe hast und zu Beginn deiner Ausbildung dir vermutlich noch die Routine fehlt. Jedoch kannst Du durch wachsende Erfahrung immer besser abschätzen, wie lange Du für bestimmte Aufgaben brauchst oder wie lange eine Besprechung mit deinem Vorgesetzten oder anderen Auszubildenden dauert. Mit der Zeit gewinnst Du ein immer besseres Gefühl für die Länge bestimmter Tätigkeiten oder Termine.

Ebenfalls kannst Du bestimmt gut Abschätzen welche schulischen Bereiche dir eher liegen und welche gar nicht. So kannst Du für die Hausaufgaben oder Lernetappen mehr Zeit oder weniger einplanen. 

P: Puffer einplanen

Damit Du keinen unvorhersehbaren Zeitverlust hast, solltest Du Pufferzeiten einplanen. Denn oft können unerwartet Veränderungen eintreten, dadurch kann die Tagesplanung durcheinander geraten. Manchmal kann auch die Abarbeitung von Aufgaben länger dauern, als vorher geplant. Daran können äußere Faktoren schuld sein, die dich ablenken oder dein Zeitmanagement durchqueren. Versuche dabei etwa für externe Termine äußere Faktoren, wie Fahrzeit, Verkehrsaufkommen, Gesprächsdauer mit zu beachten, denn manchmal gibt es Zeiteinbußen, für die Du nichts kannst und auf die du auch keinen Einfluss hast

Um das zu verhindern solltest Du nicht nur Zeitpuffer einplanen, sondern auch jegliche Ablenkungen vermeiden, sei es am Arbeitsplatz oder zu Hause am Schreibtisch. Du läufst Gefahr, wichtige Deadlines zu verpassen, entweder für die Berufsschule oder für den Ausbildungsbetrieb. Deshalb solltest Du dich während der Arbeitnicht von anderen Azubis oder Arbeitskollegen beeinflussen lassen und auch zu Hause solltest Du etwa das Handy ausschalten oder zumindest lautlos, damit dich keine Sozial-Media-Netzwerke oder Chats ablenken.

Es wird empfohlen, die 60/40 Regel anzuwenden: Du verplanst nur 60 % der Arbeitszeit und die 40 % Prozent füllen sich selbst durch unerwartete Veränderungen. Natürlich kannst Du für dich selbst entscheiden, welches Verhältnis zu deinem Arbeitsalltag passt und wie Du am besten zurecht kommst.

E: Entscheidung über Prioritäten treffen

Ebenfalls solltest Du dir für eine erfolgreiche ALPEN-Methode Gedanken darüber machen, welche Tätigkeiten Priorität haben. Vermutlich ist das der wichtigste Punkt dieser Zeitmanagement-Methode, da so die ganze Planung einen Sinn erhält. Du solltest überlegen wann Du welche Aufgaben umsetzt, auf einen spätere Zeitpunkt verschiebst oder diese ganz vernachlässigst. 

So legst Du bei der ALPEN-Methode nicht nur fest, was erledigt wird, sondern auch wann und zu welchem Zeitpunkt. Am besten schreibst Du zu den jeweiligen Stichworten bzw. Aufgaben die konkrete Uhrzeit auf. Dabei solltest Du feste Termine vor verschiebbaren Tätigkeiten stellen. 

Beispiel für die Planung mit Entscheidungen über Priorität und Zeit:

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Tagesplan für [Wochentag], [Datum]

• 08:30 Uhr bis 09:00 Uhr Besprechung (Dauer 30 Minuten) FESTER TERMIN
• 11 Uhr Kundengespräch FESTER TERMIN

Übrige Aufgaben:

• Skizze für Projekt nächste Woche (Dauer ca. 2 Stunden)
• Unterlagen bei Y abholen (Dauer 30 Minuten)
• Präsentation überarbeiten, in zwei Tagen vorstellen (Dauer 1 Stunde)
• Präsentation in zwei Tagen 11 Uhr (FESTER TERMIN)
• Hausaufgaben für Frau Mustermann erledigen (Dauer 2 Stunden)
• Abgabe Hausaufgaben Frau Mustermann, Frist 18 Uhr, online (Dauer wenige Minuten)

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Erläuterung zum Beispiel:

In diesem Beispiel sind feste Termine bereits im Tagesablauf aufgenommen, diese sollten auch immer Priorität haben. So gibt es einen festen Termin um 08:30 Uhr der offiziell bis 09:00 geht, jedoch sollten eventuell 15 Minuten länger eingeplant werden, da insbesondere nach einer Besprechung mit Nachfragen gerechnet werden muss. Handelt es sich um eine tägliche Besprechung, wirst Du nach einiger Zeit ein Gefühl dafür haben, wie viel Zeit diese tatsächlich in Anspruch nimmt. 

Bis zum nächsten festen Termin um 11 Uhr bleiben dann noch 1 Stunde 45 Minuten Zeit, welche sinnvoll und effektiv genutzt werden sollten. Hierbei sollte bedacht werden, wo das Kundengespräch stattfindet, mit wem es stattfindet und ob eine Anfahrt notwendig ist. Je nach dem wie die individuelle Situation aussieht, kann eine kürzere Tätigkeit begonnen und abgeschlossen werden oder eine längere Aufgabe. 

Findet das Gespräch im Ausbildungsunternehmen statt, kann die Zeit zwischen den beiden festen Terminen etwa mit der Überarbeitung der Präsentation genutzt werden, die etwa eine Stunde in Anspruch nimmt und zusätzlich können die Unterlagen von Y abgeholt werden. Jedoch sollte bedacht werden, ob die Dauer bei Unterlagen bei Y abholen gerechtfertigt ist oder mehr Zeit eingeplant werden muss. Dafür muss bedacht werden, ob sich Y im selben Gebäude oder in der selben Straße befindet oder ob eine Fahrzeit und Verkehrsaufkommen berücksichtig werden müssen.

Zusätzlich solltest Du Angelegenheiten für die Berufsschule immer außerhalb der Arbeitszeit erledigen und einplanen. Es ist in der Regel nicht gewöhnlich, dass Auszubildende während der Arbeitszeit Aufgaben für die Berufsschule erledigen. 

Du kannst dir für die beiden Bereiche auch zwei Pläne anlegen: Einmal für den praktischen Teil deiner Ausbildung, im Betrieb und für den theoretischen Teil in der Berufsschule. Behältst Du bei einem Plan für beide Bereiche den Überblick, kannst Du auch so vorgehen, damit Du den gesamten Tagesablauf in einem Dokument hast.

N: Nachkontrolle durchführen

Im letzten Schritt wirfst Du am Ende des Tages einen Blick auf deine Planung und analysierst jede Aufgabe und jede Tätigkeit. Ganz nach dem Motto: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Hat es doch Überschneidungen von Aufgaben oder Terminen gegeben? Hast Du viel länger für die eine Aufgabe gebraucht, als erwartet? Kannst Du Planungsfehler in Zukunft vermeiden? Auch deinen eigenen Planungen solltest Du misstrauisch gegenüber stehen. Du bist quasi dein eigener Kontrolleur und kannst Bilanz von deiner Planung ziehen. Übrig geblieben Aufgaben kannst Du im Anschluss direkt für den nächsten Tag verplanen.

Vorteile und Nachteile der ALPEN-Methode

Wie bei fast jeder Methode gibt es auch bei der ALPEN-Methode Vor- und Nachteile. Es ist sicherlich abhängig von deiner Ausbildungsbranche, deinen Arbeitszeiten und Bereitschaft für gutes Arbeiten, ob dir diese Methode hilft oder eher nicht. 

Vorteile der ALPEN-Methode

• der Tag wird detailliert geplante
• Pufferzeiten fangen Unvorhergesehnes auf
• es entsteht eine Struktur im Arbeiten
• schriftliche Fixierung drückt eine gewisse Verbindlichkeit aus
• Zeit wird effizient genutzt
• Prioritäten werden gesetzt und bleiben im Blickfeld

Nachteile der ALPEN-Methode

• hoher Planungsaufwand
• für eher unorganisierte Menschen, wirkt diese Methode zu bürokratisch
• Unflexibilität kann entstehen
• schwierig in manchen Berufsbranchen

Du musst für dich selbst entscheiden, ob die ALPEN-Methode für dich ein nützliches Zeitmanagement ist. Sicherlich steht diese Methode in Abhängigkeit zu Charaktertypen und Möglichkeiten. In einigen Branchen und Betrieben ist eine genaue Planung kaum umzusetzen oder schwierig einzuhalten. Das Team von ausbildungsstellen.de wünscht dir eine geordnete Ausbildung!