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Digitales Berichtsheft für Azubis: Das sollte beachtet werden!

Digitales Berichtsheft für Azubis: Das sollte beachtet werden!
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Inhalt:
  1. Elektronischer Ausbildungsnachweis: Was hat sich geändert?
    1. Neue Gesetzgebung Berufsausbildung
  2. Klassisches Berichtsheft in Papierform
  3. Bedeutung des Berichtheftes in der Ausbildung
  4. Online-Berichtshefte und Apps für den elektronischen Ausbildungsnachweis
  5. Vorteile digitales Berichtsheft
  6. Digitale Signatur im Berichtsheft
  7. Digitaler Ausbildungsnachweis: Umstellung für Betriebe
  8. Elektronisches Berichtsheft: Prüfungsausschuss macht Vorgabe

Bei einer dualen Ausbildung ist es gang und gäbe, dass die Azubis ein Berichtheft führen müssen. Für viele Lehrlinge ist das wohl einer der unschönen Aufgaben im Azubi-Dasein. Azubis müssen ein Berichtsheft führen und das handschriftlich! Doch seit etwa zwei Jahren gehört diese Regelung der Vergangenheit an, denn in Sachen Digitalisierung will wohl auch die duale Ausbildung Schritt halten. Deshalb kannst du dein Berichtsheft und Ausbildungsnachweis auch in digitaler Form führen. Wie das Ganze funktioniert und was du beachten musst, erfährst du hier in diesem Artikel.

Elektronischer Ausbildungsnachweis: Was hat sich geändert?

Seit Oktober 2017 ist die elektronische Form des Berichtshefts erlaubt, wenn sich Lehrling und Ausbildungsbetrieb auf diese Form geeinigt haben. Bereits vor diesem Beschluss konnten Azubis das Berichtsheft am PC führen, anschließend ausdrucken und unterschreiben. Neu ist jedoch, dass die nun auch die vollständig digitale Form erlaubt ist.

Neue Gesetzgebung Berufsausbildung

§ 13 BBiG: Verhalten während der Berufsausbildung

Auszubildende haben sich zu bemühen, die berufliche Handlungsfähigkeit zu erwerben, die zum Erreichen des Ausbildungsziels erforderlich ist. Sie sind insbesondere verpflichtet,

1..die ihnen im Rahmen ihrer Berufsausbildung aufgetragenen Aufgaben sorgfältig auszuführen,
2. an Ausbildungsmaßnahmen teilzunehmen, für die sie nach § 15 freigestellt werden,
3. den Weisungen zu folgen, die ihnen im Rahmen der Berufsausbildung von Ausbildenden, von Ausbildern oder Ausbilderinnen oder von anderen weisungsberechtigten Personen erteilt werden,
4. die für die Ausbildungsstätte geltende Ordnung zu beachten,
5. Werkzeug, Maschinen und sonstige Einrichtungen pfleglich zu behandeln,
6. über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Stillschweigen zu wahren,
7. einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis zu führen.

Die Neuregelung gilt für alle Lehrlinge, die ihre Ausbildung ab dem 01. Oktober 2017 abgeschlossen haben. Alle anderen Lehrlinge müssen ihren Ausbildungsnachweis wie gehabt verfassen.

Klassisches Berichtsheft in Papierform

Lange Zeit gehörte das Berichtsheft in Papierform und in Handschrift verfasst zum festen Bestandteil einer Ausbildung in Deutschland. Ein Berichtsheft dokumentiert deine ganzen Ausbildungsinhalte und muss beim Prüfungsausschuss vorgelegt werden und gilt damit als Ausbildungsnachweis. Hierbei legt dein Ausbildungsbetrieb fest, wie häufig du das Berichtsheft führen sollst. Täglich, wöchentlich oder monatlich schreibst du deine Berichte nieder und fasst stichpunktartig zusammen welche Aufgaben und Tätigkeiten du durchführst. Dein Ausbilder muss deinen Nachweis regelmäßig prüfen.

Inhalt Ausbildungsnachweise

  • In der Regel sind Ausbildungsnachweise wochenweise anzufertigen.
  • Stichwortartige Formulierungen und Checklisten
  • Inhalte der Berufsschule
  • Betriebliche Tätigkeiten, Unterricht oder Unterweisungen
  • Richtigkeit und Vollständigkeit der Eintragungen werden mit Datum und Unterschrift bestätigt.
  • Der Ausbilder hat die Eintragungen regelmäßig zu prüfen, mindestens einmal im Monat.
  • Ausbildungsnachweise müssen den Inhalt der Lehre darstellen.

Bedeutung des Berichtheftes in der Ausbildung

Nimm das Berichtsheft nicht auf die leichte Schulter, denn hierbei steht die Kontrollfunktion im Vordergrund. Es handelt sich um ein persönliches und individuelles Dokument, also bitte lass dich nicht zum Abschreiben verführen. Damit fällst du höchstwahrscheinlich auf die Nase. Hast du Probleme mit dem Verfassen deines Berichtheftes wende dich bitte an die IHK und informiere diese, ansonsten besteht das Risiko, dass du nicht zur Abschlussprüfung zugelassen wirst.

Bitte erkundige dich bei deinem Betrieb, welche Form des Berichtshefts du anfertigen sollst. Es ist wichtig, dass du dich an die internen Vorgaben hältst. Am besten hältst du dich an deinen Mentor oder Azubis im höheren Ausbildungsjahr.

Online-Berichtshefte und Apps für den elektronischen Ausbildungsnachweis

Mittlerweile gibt es unzählige Angebote, auf die du als Azubi zurückgreifen kannst. Es bleibt dir und deinem Ausbildungsbetrieb überlassen, auf welchen Anbieter ihr euch festlegt. Auch die IHK bietet ein Online-Portal an, auf welchem Ausbildungsbetriebe und Azubis die Angelegenheiten im Rahmen der Ausbildung managen können. Unter www.ihk-nordwestfalen.de/bildung findest du mehr.

Vorteile digitales Berichtsheft

Es gibt auch Softwares am PC, welche die elektronische Form des Ausbildungsnachweises ermöglichten. So kannst du als Azubi die Wochenberichte direkt an deinen Ausbilder weiterleiten. Durch die elektronische Form hast du als Lehrling und Verfasser einige positive Effekte, so wird etwa deine Rechtschreibung automatisch geprüft und du kannst die Möglichkeit nutzen, regelmäßige Abläufe und wiederholende Aufgaben zu kopieren. Es gibt noch andere Vorteile, die der elektronische Ausbildungsnachweis bzw. das digitale Berichtsheft mit sich bringt.

  • Papierersparnis
  • Fehler direkt im digitalen Dokument anmerken
  • Schneller Austausch zwischen Azubi und Ausbildungsbetrieb
  • Kein Verlust und Chaos
  • Mobil oder vom Desktop auszufüllen (so z.B. auch auf dem Weg zur Arbeit im Zug/Bus)
  • Backup kann erstellt werden.

Digitale Signatur im Berichtsheft

In Sachen digitaler Unterschrift gab es zunächst viele offene Fragen, wie kann der Azubi bestätigen, dass dies seine Dokumentation ist? Wie darf die Unterschrift digital vollzogen werden? Wie kann sich der elektronische Ausbildungsnachweis in der Praxis durchsetzen?

Generell ist eine digitale Signatur zugelassen, doch längst sind nicht alle Unternehmen und Betriebe technisch so weit ausgestattet. Um das Problem anzugehen, bestehen Alternativen um eine elektronische Signatur zu umgehen.

Mitteilung und Versicherung der Vollständigkeit

Der Lehrling kann gemeinsam mit dem Azubi eine Mitteilung aufsetzen und unterschreiben. Diese Mitteilung versichert die Korrektheit, Vollständigkeit und rechtmäßige Umsetzung der Inhalte im Berichtsheft. Dadurch können Azubi und Ausbildungsbetrieb vor dem Prüfungsausschuss nachweisen, das alles seine Richtigkeit hat.

Wochenberichte vom Ausbilder bestätigen lassen

Eine weitere Möglichkeit ist, den Wochenbericht bestätigen und absegnen zu lassen. So kannst du deinen Wochenbericht per Mail quasi absegnen lassen. Du und dein Ausbilder bürgen für die Richtigkeit der Inhalte und durch die regelmäßige Abgabe per Mail versicherst du diese.

Mit Apps einen Haken setzen

Darfst du dein Berichtsheft mit einer entsprechenden App schreiben, gibt es dort unzählige Funktionen, die dir und deinem Mentor die Arbeit erleichtern. So gibt es auch eine Genehmigung, welche du erhältst, indem du das entsprechende Häkchen setzt.

Digitaler Ausbildungsnachweis: Umstellung für Betriebe

Das Problem ist wohl auch, dass Betriebe den Azubis die Möglichkeit gewähren müssen ihr Berichtsheft auch im Betrieb zu verfassen. Das bedeutet wiederum, dass PC mit der entsprechenden Software zur Verfügung stehen müssen oder gar ein Tablet oder Smartphone. Somit ist die Umstellung insbesondere für kleinere Betriebe mit erheblichen Kosten verbunden.

Arbeiten die Lehrlinge mit einem Privatgerät, ist es ratsam, das der Ausbildungsbetrieb eine Haftungsausschlusserklärung aufsetzt. Dadurch wird die Haftung auf die Verwendung des Ausbildungsnachweises eingeschränkt. Denn, ansonsten könnte das Unternehmen für mögliche Schäden haften, da das private Smartphone für geschäftliche Zwecke genutzt wird.

Elektronisches Berichtsheft: Prüfungsausschuss macht Vorgabe

Auch, wenn das digitale Berichtsheft zulässig ist, ist es dir vielleicht als Azubi dennoch nicht gestattet. Der Prüfungsausschuss kann darauf bestehen, dass der Prüfling ein Berichtsheft in Papierform vorlegt. Obwohl du dich mit deinem Ausbildungsbetrieb auf eine digitale Variante geeinigt hast, der Prüfungsausschuss hat das letzte Wort.

Deshalb informiere dich vorab gründlich über die Vorgabe deines Prüfungsausschusses. Erkundige dich, in welcher Form du den Ausbildungsnachweis vorlegen musst (schriftlich oder elektronisch) und in welchem Format bzw. Datenträger.

Also, wie du siehst, besteht die Möglichkeit eines elektronischen Ausbildungsnachweises, aber nur, wenn alle an einem Strang ziehen. Du sitzt am kürzeren Hebel und musst dich an die Vorgaben des Ausbildungsbetriebs und des Prüfungsausschusses halten. Bitte handele nicht unüberlegt und halte dich an die Vorgaben und Vereinbarungen. Falls du kein digitales Berichtsheft führen darfst, ärgere dich nicht zu sehr. Studien zeigen, dass Schreiben mit der Hand viele Modalitäten im Gehirn anspricht und das Gelernte folglich besser verarbeitet werden kann.

Bild: Anastasia Johlen
Anastasia Johlen (40 Artikel) Anastasia Johlen hat Germanistische Sprachwissenschaften und Literaturwissenschaften in Paderborn studiert. Während ihres Studiums hat sie bereits in journalistischen Redaktionen als freie Mitarbeiterin gearbeitet. Moderationen, Nachrichten und Artikel: alles kein Problem. Texten war schon immer ihre Leidenschaft. Auf ausbildungsstellen.de ist sie für den Bereich rund um Berufseinstieg, Büroalltag und Work-Life-Balance zuständig. Letzte Artikel
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