ausbildungsstellen.de Azubi Ratgeber Effizientes Zeitmanagement mit der 1-Minuten-To-Do-Liste!

Effizientes Zeitmanagement mit der 1-Minuten-To-Do-Liste!

Effizientes Zeitmanagement mit der 1-Minuten-To-Do-Liste!
© Efetova Anna | shutterstock.com
Inhalt:
  1. Wieso funktionieren die meisten To-Do-Listen nicht?
  2. Zeitmanagement-Methode: Die 1-Miunten-To-Do-Liste
  3. Die 1-Miunten-To-Do-Liste – so funktioniert‘s!
    1. 1. Liste: Critical Now (jetzt kritisch)
    2. 2. Liste: Opportunity Now (jetzt möglich)
    3. 3. Liste: Over-the-Horizon (hinter dem Horizont)
  4. Die 1-Minuten-To-Do-Liste ist fertig – und jetzt?

Du fühlst dich häufig überfordert und hast zu viele unerledigte Aufgaben vor dir oder trudelt jeden Tag eine E-Mail nach der nächsten bei dir ein? Darunter leidet natürlich deine Produktivität bei der Arbeit und du hast zunehmend das Gefühl, nicht mehr hinterherzukommen und die Kontrolle über deinen Alltag zu verlieren. Die gute Nachricht ist: Es gibt eine einfache Methode, mit der du das Chaos in den Griff bekommst und wieder produktiv und effizient arbeiten kannst! Wir zeigen dir im Folgenden, wie dir Zeitmanagement mit der 1-Minuten-To-Do-Liste gelingt und du deinen Arbeitsalltag wieder gut bewerkstelligen kannst.

Wieso funktionieren die meisten To-Do-Listen nicht?

Sicher kennst du das erleichternde Gefühl, wenn du eine To-Do-Liste angefertigt hast, um dann alle zu erledigenden Aufgaben Schritt für Schritt abzuarbeiten. Das Gefühl von Kontrolle und Ordnung hilft uns dabei, denn es wirkt beruhigend und lässt auf schnellen Erfolg hoffen. Leider sieht es in der Praxis anders aus, denn die meisten scheitern an einer To-Do-Liste. Das liegt daran, dass sie häufig zu viele Punkte auf die Liste schreiben oder die Prioritäten völlig falsch setzen. So kann eine To-Do-Liste den Druck nur noch zusätzlich erhöhen und die Herzfrequenz und das Stresslevel steigen ins Unermessliche.

Insbesondere To-Do-Listen, die am Smartphone oder Computer erstellt wurden, werden aufgrund von Überforderung wieder verworfen oder schlichtweg vergessen. Damit das Erstellen einer Liste auch zur Umsetzung der Aufgaben führt, ist es besonders wichtig, Prioritäten zu erkennen und festzulegen. Genau dafür ist die 1-Minuten-To-Do-Liste die perfekte Methode!

Die 1-Minuten-To-Do-Liste ist eine effiziente Methode des Zeitmanagements und kann sowohl von SchülerInnen, Studierenden, Auszubildenden und Angestellten aller Beschäftigungsmodelle angewendet werden. Daneben eignet sie sich sowohl im privaten wie auch im beruflichen Bereich, wo sie dir hilft, deine Produktivität zu steigern und effizient zu arbeiten.

Zeitmanagement-Methode: Die 1-Miunten-To-Do-Liste

Wenn du es richtig angehst, kann eine To-Do-Liste die perfekte Möglichkeit sein, deine Zeit gut einzuteilen, Aufgaben effizient zu erledigen und Stress zu reduzieren. Dafür sollte die Liste dir genau zeigen, welche Aufträge besonders hohe Dringlichkeit haben. Es ist wichtig, die Liste möglichst kurz zu halten, damit sie dich nicht so schnell überfordert.

Der US-amerikanische Zeitmanagement-Experte Michael Linenberger hat die Methode entwickelt und bereits im Jahr 2006 ein spezielles Training zur 1-Minuten-To-Do-Liste in Microsoft Outlook gegeben. Sein dazugehöriges Buch war ein großer Erfolg in Amerika und findet inzwischen auch bei uns in Deutschland viele interessierte Leser.

Die Bezeichnung 1-Minuten-To-Do-Liste resultiert aus der Zeit, die es braucht, eine erste To-Do-Liste zu erstellen: 1 Minute! Innerhalb von 60 Sekunden kannst du Stress reduzieren und dir Erleichterung verschaffen. So erreichst du nicht nur ein Gefühl der Kontrolle, sondern hast deinen Arbeitsalltag wieder voll im Griff!

Die 1-Miunten-To-Do-Liste – so funktioniert‘s!

Du kannst in nur 60 Sekunden lernen, wie du eine 1-Minuten-To-Do-Liste erstellst. Dafür solltest du erst einmal an alle Dinge denken, die dich gerade jetzt in diesem Moment stressen. Nimm dir ein Blatt Papier, dein Smartphone, ein Notizbuch oder deinen Laptop und fang direkt an. Zuerst schreibst du die folgenden drei Zeitzonen nach Linenberger auf:

  • Critical Now (jetzt kritisch)
  • Opportunity Now (jetzt möglich)
  • Over the Horizon (hinter dem Horizont)

Wir erklären dir nun, was diese drei Kategorien bzw. Zeitzonen genau bedeuten und wie du deine Aufgaben-Liste dementsprechend strukturieren kannst:

1. Liste: Critical Now (jetzt kritisch)

Auf dem ersten Blatt Papier, oder der ersten freien Seite deines Dokuments, erstellst du zwei Abschnitte bzw. „Zonen“. Diese sind zur Kategorisierung der Aufgaben nach Dringlichkeit gedacht. Die Erste nennst du Critical Now (jetzt kritisch). Hier kannst du nun eine Liste der Dinge erstellen, die notwendigerweise heute erledigt werden müssen und demnach höchste Priorität haben.

Du notierst in diesem Abschnitt nur solche Aufgaben und Pflichten, die bei Nicht-Erledigen negative Auswirkungen für dich haben. Das sollte nicht länger als 20 Sekunden dauern, denn die spontane Aktion ist hier entscheidend.

Es kann sein, dass diese Liste erst einmal leer bleibt, denn selten haben Aufgaben eine Dringlichkeit, die bereits kritisch ist. Schreib also auf keinen Fall Punkte auf, die lediglich dir persönlich wichtig erscheinen oder die du gerne jetzt erledigen würdest. Falls es nichts mit einer so hohen Priorität gibt, dann lass die Liste einfach offen.

2. Liste: Opportunity Now (jetzt möglich)

Die zweite Zeitzone ist die Opportunity Now. Auf dieser Liste notierst du alle Aufgaben, denen du nicht sofort nachgehen musst, die jedoch deiner Meinung nach eine hohe Priorität haben. Das können Dinge sein, die dir persönlich wichtig sind und die du gerne erledigen würdest, wenn du die Zeit und Gelegenheit dazu hättest. Hier kannst du auch Aufgaben eintragen, die erst morgen oder nächste Woche erfüllt werden müssen.

Was genau heißt nun: „Wenn du die Zeit und Gelegenheit dazu hättest“? Dieser Satz meint nichts anderes als alle Dinge, die du nach Fertigstellung deiner Critical Now Liste machen würdest. Das erfolgreiche Abarbeiten deiner kritischen Liste gibt dir neue Zeit, die es ermöglicht Aufgaben der zweiten Priorität zu erledigen. Zu diesen Möglichkeiten gehört auch die Anwesenheit eines Kollegen, die eventuell notwendig für deine Aufgabe ist. Außerdem kann Inspiration eine Möglichkeit darstellen, denn manchmal fehlt diese und ein Projekt muss erst einmal liegen bleiben.

Nimm dir für die Erstellung deiner zweiten Liste, über die Dinge die jetzt möglich sind, ebenso ca. 20 Sekunden Zeit. Es braucht keine Ausschmückungen oder detaillierten Angaben – schreib nur auf, was dir zuerst in den Kopf schießt. Zu einem späteren Zeitpunkt kannst du auch zu dieser Liste noch Dinge hinzufügen. Falls es Aufgaben gibt, die erst in zehn Tagen oder später fällig sind, dann schreib diese in die dritte und letzte Liste.

3. Liste: Over-the-Horizon (hinter dem Horizont)

Die Over-the-Horizon-Liste stellt eine dritte Zeitzone dar, in der alle Dinge notiert werden, die erst in zehn oder mehr Tagen erledigt sein müssen. Die Aufgaben auf der letzten Liste liegen offensichtlich „hinter dem Horizont“. Das heißt, darauf solltest du erst einmal nicht dein Augenmerk richten, denn sie liegen weit in der Zukunft.

Du solltest allerdings darauf achten, die hier notierten Pflichten nicht aus den Augen zu verlieren, denn auch sie werden einmal höchste Dringlichkeit haben. Wenn du sie jetzt schon mal aufschreibst, dann fällt es dir leichter, sie noch einmal zu einem späteren Zeitpunkt, zum Beispiel in der nächsten Woche, anzuschauen und ihre Priorität zu überprüfen.

Ganz genau wie die erste und zweite Liste solltest du die Over-the-Horizon Liste in nicht mehr als 20 Sekunden erstellen. Auch hier braucht es keine detaillierten Angaben – wichtige Notizen kannst du zu einem späteren Zeitpunkt noch hinzufügen. Das Ziel ist es schließlich, den Kopf von allen Pflichten und Aufgaben zu befreien, damit du produktiv in deinen Arbeitsalltag starten kannst.

Die 1-Minuten-To-Do-Liste ist fertig – und jetzt?

Glückwunsch, du hast es geschafft! Du hast nun erfolgreich die 1-Minuten-To-Do-Liste angefertigt und damit eine erfolgreiche, effiziente Methode des Zeitmanagements angewendet. Es erscheint fast schon zu einfach, aber du wirst sehen, dass die Einteilung in drei Listen in der Praxis Wunder wirkt.

Was hast du nun erreicht? Als Allererstes hast du dein Stresslevel deutlich reduziert und wieder Raum und Zeit für Produktivität geschaffen. All die Pflichten und Aufgaben sind nun auf dem Papier und nehmen nicht mehr deine Gedanken ein. Eine weitere gute Nachricht ist, dass lediglich die Dinge auf der ersten Liste deine sofortige Aufmerksamkeit benötigen. Die hier notierten Aufgaben müssen heute erledigt werden und das sollte deine allererste Priorität sein.

Empfehlenswert ist es, wenn du die 1-Minuten-To-Do-Liste den ganzen Arbeitstag bei dir trägst und wenn nötig ergänzt. Alle neuen Aufgaben oder Änderungen bestehender Punkte müssen in der jeweiligen Zeitzone vermerkt werden.

Die 1-Minuten-To-Do-Liste ist eine effiziente Methode des Zeitmanagements, die dir in allen Lebensbereichen helfen kann, deine Produktivität und Effizienz zu steigern. Durch die Einteilung der zu erledigenden Aufgaben je nach Dringlichkeit in Zeitzonen, kannst du erst einmal durchatmen und deine volle Aufmerksamkeit den wirklich wichtigen Dingen zuwenden – so hast du endlich wieder die Kontrolle über deinen Alltag!

Bild: Lillia Seifert
Lillia Seifert (14 Artikel) Lillia Seifert hat Anglistik und Soziologie studiert und befindet sich derzeit im Masterstudium der Interdisziplinären Medienwissenschaft an der Universität Bielefeld. Schon während des Erststudiums veröffentlichte sie eigene Texte und arbeitete als Social Media Managerin. Mit ihren Kenntnissen aus den verschiedenen Bereichen unterstützt sie das Team von ausbildungsstellen.de durch das Erstellen von Artikeln zu aktuellen Themen. Letzte Artikel
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