ausbildungsstellen.de Azubi Ratgeber Zeitfresser: Was sind die größten Zeitsünden im Job?

Zeitfresser: Was sind die größten Zeitsünden im Job?

Zeitfresser: Was sind die größten Zeitsünden im Job?
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Inhalt:
  1. Zeitfresser im Büro: Die schlimmsten Zeitfallen am Arbeitsplatz
    1. Top 6 der Zeitfresser
    2. Platz 1: Zeitfresser E-Mails
    3. Platz 2: Zeitfresser Meetings
    4. Platz 3: Zeitfresser Smartphone
    5. Platz 4: Zeitfresser Klatsch & Tratsch
    6. Platz 5: Zeitfresser Helfersyndrom
    7. Platz 6: Zeitfresser Perfektionismus
  2. Zeitfresser adieu: Tipps gegen lästige Zeitsünden
    1. Tipp 1: Plane feste Pausen im Job
    2. Tipp 2: Setze Prioritäten im Arbeitsalltag
    3. Tipp 3: Vermeide Unordnung am Arbeitsplatz

Manchmal scheinen die Arbeitstage nicht lang genug für die angefallenen Arbeiten und Aufgaben. Aber oft ist nicht unbedingt die Menge an Aufgaben Schuld – vielmehr verschuldest du es selbst, dass du nicht mit der Arbeit vorwärtskommst. Sicherlich ist es keine Absicht, dass du Arbeitszeit vertrödelst und doch kommt es dank der typischen Zeitfresser vor. Manchmal gehen durch diese kleinen Zeitsünden am Arbeitsplatz kostbare Minuten oder gar Stunden verloren. Überstunden sind dann oft vorprogrammiert. Vermeide Zeitfresser im Arbeitsalltag und erledige deine Aufgaben effektiv!

Zeitfresser im Büro: Die schlimmsten Zeitfallen am Arbeitsplatz

Vermutlich kennt jeder das Problem: Die Arbeitswoche besteht regulär aus 40 Arbeitsstunden, doch dieses Ziel wird oftmals überschritten. Nicht nur betriebliche Abläufe können Schuld an der Mehrarbeit sein, sondern auch dein persönliches Fehlverhalten. Also, wo ist bloß deine Arbeitszeit geblieben?

Top 6 der Zeitfresser

Es gibt Arbeitsabläufe, Dinge und Verhaltensweisen, welche dafür bekannt sind, dass sie viel Zeit und Arbeit in Anspruch nehmen. Und trotzdem gehören sie unbewusst zu deinem Joballtag. Fast jeder Arbeitnehmer kennt diese Zeitsünden, vermieden werden sie aber eher selten. Auf manche Zeitfresser kannst du direkten Einfluss nehmen, also worauf wartest du? Starte in einen Arbeitstag ohne Überstunden und Zeitdiebe!

Platz 1: Zeitfresser E-Mails

Durchschnittlich landen 34 geschäftliche E-Mails pro Woche im Posteingang, Spams sind hierbei noch nicht einbezogen. Kein Wunder, dass ein Arbeitnehmer viel Zeit mit E-Mails verbringt. In der heutigen Arbeitswelt gelten E-Mails als wichtiges Kommunikationsmittel in der Geschäftswelt: Aufträge, Verträge, Bestellungen, und Vereinbarungen können schnellstmöglich abgeschlossen oder aufgelöst werden.

Eine Studie zeigt, dass Angestellte im Durchschnitt mehr als 31 Stunden/Woche benötigen, um die Mails zu prüfen. Zusätzlich müssen E-Mails bearbeitet und beantwortet werden, was weitere Zeit in Anspruch nimmt. Wie du siehst; da geht ganz schön viel Arbeitszeit für E-Mails flöten.

Platz 2: Zeitfresser Meetings

Meetings, Sitzungen und Besprechungen: Viele Bezeichnungen für eine Sache. Vermutlich einer der Zeit-Killer überhaupt im Büroalltag. Tägliche Meetings dienen der Arbeitsplanung, Aufgabenverteilung und Strukturierung, aber sie nehmen wertvolle Arbeitszeit in Anspruch. Und für viele Arbeitnehmer kosten diese Versammlungen wertvolle Zeit. Nicht selten müssen sich die Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten und die gehörten Informationen im Anschluss bearbeiten.

Im Schnitt kostet Angestellten die Koordination von Meetings fast 5 Stunden/Woche. Bis zu sieben solcher Besprechungen finden im Durchschnitt pro Woche statt, die etwa bis zu einer Stunde dauern. Im Monat nimmt ein Mitarbeiter so etwa an 60 Besprechungen teil und die Mehrheit dieser Teilnehmer sieht die aufgebrachte Zeit als vergeudet. Also wieso gehören so viele Meetings fast zum Standard in Deutschland Büros?

Platz 3: Zeitfresser Smartphone

Ja wir wissen es eigentlich alle, das Smartphone ist ein übler Zeitfresser. Nicht nur während der Arbeitszeit, sondern auch im Privatleben kann das Smartphone ordentlich Zeit verschlingen. Social Media, Apps oder Messenger ziehen uns viel zu oft in den Bann. Das führt nicht nur im Privatleben zu Problemen oder Streitpunkten: Auch im Job, kann es dich eine Abmahnung kosten, wenn du zu häufig am Smartphone hockst. Ist es während der Arbeitszeit untersagt das Smartphone zu nutzen, musst du dich an diese Regel halten. Doch viel zu oft ist dieses Verbot nicht explizit ausgesprochen, sodass viele Arbeitnehmer zum Smartphone greifen. Verlorene Zeit, die dir am Ende des Arbeitstages fehlt.

Insbesondere Social Media gilt als absoluter Zeitkiller. Ein durchschnittlicher Internetnutzer verbringt pro Tag mehr als eine Stunde in sozialen Netzwerken. Vielleicht erwischst du dich jetzt bei dem Gedanken „Nur eine Stunde?“. Verbringst du noch mehr Zeit auf Instagram und Co., solltest du dir ein Zeitlimit und Grenzen setzen.

Platz 4: Zeitfresser Klatsch & Tratsch

Vermutlich handelt es sich bei dem guten Büro Klatsch & Tratsch um das Klischee überhaupt. Die Kaffeeküche wird zum Austausch zwischen Kollegen über die neusten Gerüchte über Mitarbeit X und „Hast du schon gehört?“. Diese Gespräche in der Pause können zwar deine sozialen Beziehungen zu deinen Arbeitskollegen stärken, aber es sind schlichtweg Zeitfresser. Und zack sind 20 Minuten verquatscht.

Im Schnitt verlieren Arbeitnehmer bis zu einer Stunde am Tag durch diese Pläuschchen. Nicht nur wichtige Arbeitszeit geht verloren, du läufst auch Gefahr als „Tratschtante“ oder „Lästermaul“ abgestempelt zu werden. Deshalb solltest du diese Klatsch & Tratsch Situation mit Vorsicht genießen.

Platz 5: Zeitfresser Helfersyndrom

Vielleicht gehörst du auch zu der Kategorie Mensch, die anderen Menschen gerne Hilfe anbietet und Arbeit abnimmt. Dieses Helfersyndrom kostet dich zusätzliche Zeit und deine eigentliche Arbeit bleibt lieben. Natürlich bedeutet das nicht, dass du deinen Kollegen keine Hilfe mehr anbieten darfst, du solltest diese Hilfe aber in einem angemessenen Rahmen anbieten.

Häufe dir nicht mehr Arbeit an, als nötig. Bist du schneller als gedacht mit deinen Aufgaben fertig, kannst du natürlich deine Hilfe anbieten und somit einen Arbeitskollegen etwas entlasten.

Platz 6: Zeitfresser Perfektionismus

Perfektionismus ist ein unterschätzter Zeitkiller, durch dieses Vorgehen geht viel mehr Zeit drauf als du vielleicht vermutest. Möchtest du immer ein perfektes Ergebnis abliefern? Erledigst du jede Aufgabe mit Sorgfalt? Dann bist du ein Perfektionist und du verlierst Arbeitszeit durch dieses Verhalten.

Zusätzlich können eine zu starke Motivation und ein sehr ausgeprägter Perfektionismus dazu führen, dass du dich in Details verrennst und zu einem Workaholic mutierst. Auf Dauer wirst du diesen selbstgeschaffenen Druck nicht Stand halten können und darunter leiden. Deshalb versuch nicht jede Aufgabe zu versteift anzugehen und setze Prioritäten.

Zeitfresser adieu: Tipps gegen lästige Zeitsünden

Na, hast du dich in den zeitfressenden Verhalten oder Abläufen im Job gefunden? Gehören auch in deinen Arbeitsalltag die üblichen Zeitdiebe? Natürlich gibt es noch mehr Sünden im Job, die für zusätzliche Arbeitszeit sorgen. Mit diesen Tipps werden die Zeitfresser schon bald der Vergangenheit angehören.

Tipp 1: Plane feste Pausen im Job

Dieser Tipp bezieht sich insbesondere auf die Zeitfresser Smalltalk mit Kollegen, Smartphone und Social Media sowie Motivationslosigkeit. Mit festen Pausen erhält dein Arbeitstag Struktur und einen Ablauf.

  • Es ist wichtig, dass du dich an die geplanten Pausen hältst und diese nicht verschiebst oder kürzt.
  • Pausen sind wichtig, für deine kollegialen Beziehungen, Nervennahrung und ein wenig Bewegung.
  • Nutzt du deine Pausen für diese Dinge, wirst du merken, dass du viel Zeit einsparst und eine höhere Arbeitsleistung an den Tag legst.
  • Teile auch deinen Kollegen mit, dass du während deiner Arbeitsphase nicht gestört werden möchtest und dich an deinen Pausen orientierst.

Tipp 2: Setze Prioritäten im Arbeitsalltag

Üblicherweise erhältst du für einen Arbeitstag mehrere Aufgaben, die du zu erledigen hast. Aber mit welcher Aufgabe beginnst du? Was hat Priorität? Es klingt einfach, aber oft ist diese Entscheidung gar nicht so leicht. Um potenziellen Zeitfressern die Chance zu vermiesen, musst du Prioritäten setzen.

  • E-Mails, Termine planen, Telefonate führen und Aufgaben beenden. Also, was ist wirklich wichtig?
  • Wann musst du die Aufgabe erledigt haben? Musst du den Auftrag bis zu einer bestimmten Frist abschließen?
  • Stell dir Fragen und ordne die Aufgaben nach Wichtigkeit und Terminen. Am besten schreibst du dir eine To-do-Liste mit allen Aufgaben, die du noch zu erledigen hast.

Du wirst sehen, dadurch gewinnen deine Tätigkeiten an Struktur. Natürlich kannst du dir noch andere Kriterien überlegen, welche deine Aufgaben eingrenzen und ordnen.

Tipp 3: Vermeide Unordnung am Arbeitsplatz

Siehst du vor lauter Arbeitsmappen, Notizen und Ordnern deinen Schreibtisch nicht mehr, solltest du zunächst Ordnung schaffen. Überlege dir ein System mit verschiedenen Ablagen, die dir helfen, nicht den Überblick zu verlieren. Herrscht Chaos an deinem Arbeitsplatz, musst du lernen, dieses Chaos zu beherrschen, ansonsten beherrscht es dich.

Nicht nur dein Schreibtisch sollte ordentlich sein, auch dein Computer. Denn in der heutigen Zeit zählt der Computer ebenfalls als Arbeitsplatz, das gilt selbstverständlich für alle relevanten Geräte und Medien im Beruf:

  • Nimm dir vor an einem Tag der Woche oder täglich am Ende deiner Arbeitszeit den Arbeitsplatz aufzuräumen.
  • Ordne deine Dateien und Dokumente bestimmten Plätzen zu, um einen Papierkrieg zu vermeiden. Zum Beispiel: Alle Rechnungen kommen in die rote Mappe und Termine in den digitalen Kalender.
  • Lege keine Dateien auf den Desktop deines Computers, sondern direkt in den entsprechenden Ordner. Lösche regelmäßig überflüssige Dateien.
  • Überlege dir ein System für E-Mails, sodass du dort schnell einen Überblick bekommst. So kannst du einen Ordner für E-Mails mit Rechnungen anlegen oder für Aufträge.

Du kannst es schaffen und Zeitfresser aus deinem Arbeitsalltag verbannen. Sicherlich existieren je nach Branche spezielle Zeitdiebe, aber das Prinzip ist auf jeden Berufsbereich anzuwenden. Setze Prioritäten, vermeide Unterbrechungen und gib deinem Arbeitstag eine feste Struktur. Viel Erfolg wünscht dir das Team von ausbildungsstellen.de!

Bild: Anastasia Johlen
Anastasia Johlen (37 Artikel) Anastasia Johlen hat Germanistische Sprachwissenschaften und Literaturwissenschaften in Paderborn studiert. Während ihres Studiums hat sie bereits in journalistischen Redaktionen als freie Mitarbeiterin gearbeitet. Moderationen, Nachrichten und Artikel: alles kein Problem. Texten war schon immer ihre Leidenschaft. Auf ausbildungsstellen.de ist sie für den Bereich rund um Berufseinstieg, Büroalltag und Work-Life-Balance zuständig. Letzte Artikel
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